När coronapandemin slog till med full kraft ställdes höga krav på samhällets omställningsförmåga. Genom cirkulära upphandlingar och återbruk kunde Region Skåne snabbt inreda fältsjukhus och vaccinationscentraler, och slapp på så vis enorma extrakostnader.
Daniel Borg måste avbryta samtalet snart. Han är fastighetskoordinator på Skånes sjukhus nordväst, och dagen då vi möts börjar nya restriktioner gälla. Vi har alla tappat räkningen vilken gång i ordningen det är, men för Daniel betyder det att gatupratare ska ut, lokaler förberedas för ommöblering och personal informeras om nya förhållningssätt. Precis som för alla andra regioner och kommuner sätter pandemin ständigt Region Skåne på nya prov, som kräver både uppfinningsrikedom och samarbetsförmåga.
–En tydlig utmaning var när alla nya vaccinationscentraler skulle möbleras. Men det är också ett roligt exempel på hur våra nya arbetssätt med återbruk och cirkulär upphandling kan fungera. Samtidigt som jag hade uppgiften att möblera vaccinationsmottagningen i Helsingborg var jag tidvis ensam medarbetare inne på vårt stora projektkontor. Så jag såg helt enkelt till att låna en del möbler därifrån, och vi kunde möblera mottagningen helt utan att köpa in nya möbler, berättar Daniel.
Nygammalt fokus på återbruk
Helén Andersson som arbetar som avtalscontroller och inredare på regionen delar en liknande erfarenhet. Hon möblerade en vaccinationscentral med stolarna från den stora tomma personalrestaurangen.
– Förr, när vi hade egna tapetserarverkstäder, så var ungefär 80 procent av möblerna till nya eller flyttade verksamheter återbrukade, och 20 procent nyinköpta. När verkstäderna stängdes så svängde det, och det vanliga blev att köpa in nya möbler. Men jag har hela tiden försökt arbeta mer med återbruk, därför att jag ser vilka vinster som finns i det både för miljön och ekonomiskt. När habiliteringen till exempel flyttade till nya lokaler så började vi med att inventera de befintliga möblerna, och där hade vi åttio procent av det som behövdes, av det vi sedan köpte in kunde mer än hälften köpas in begagnat. Vi hade en utrustningsbudget på över tre miljoner, men vi behövde bara använde en miljon, förklarar Helén.
Det finns stora vinster i det här arbetssättet, men förändringen är inte enkel
Möbler tillgängliga för hela regionen
Den första stora förändringen Region Skåne har gjort är att tillgängliggöra alla möbler som finns i förråd och verksamheter. Tidigare förfogade regionen över två möbelförråd, men skulle man hämta något därifrån fick man åka dit och under senare år fick man titta i ett bildspel vad som fanns, och sedan skicka in en beställning. Nu finns sju möbelförråd med digitaliserat bestånd. I en databas kan man få foton och mått på möbler och hittar man något som svarar mot behoven behöver man bara beställa digitalt och betala transportkostnaden.
– Vi gjorde en snabb direktupphandling för köp av begagnade möbler, för att testa, berättar Christel Fransson som varit både chef för inredningsavdelningen och därefter projektledare för den cirkulära möbelfunktionen.
– Nu har vi gjort en ordinarie upphandling och det kan styra verksamheten på ett annat sätt. I första hand inventerar vi och ser vad vi har i den egna verksamheten eller i våra möbelförråd, i andra hand köper vi begagnade möbler från fem företag som också restaurerar begagnade möbler och först i sista hand köper vi in nytt. I vår upphandling av nya möbler har vi ställt hårda krav på att möbler lätt skall kunna kläs om och renoveras. När vi måste kassera något kan vi numera både sälja och skänka sådant vi inte längre har användning av.
Det känns särskilt skönt, intygar Daniel Borg.
– Tidigare fick verksamheterna betala för att transportera fullt fungerande möbler till tippen. Nu kan vi istället sälja och möblerna lever vidare.
– En viktig del har varit att vi för statistik, fortsätter Christel Fransson.
– Vi kan följa upp hur mycket som återbrukas. Först fanns ett motstånd mot det, men nu fyller alla i och redovisar hur mycket som återbrukas. Det sätter press och vi ser hur mycket vi sparar jämfört med att köpa nytt. De ekonomiska argumenten är viktiga mot politikerna. Där räcker inte miljöargumenten, siffror och ekonomi talar sitt eget språk.
– Det finns stora vinster i det här arbetssättet, men förändringen är inte enkel. Att återbruka i ett projekt tar dubbelt så långt tid än att köpa nytt. Befintliga möbler skall inventeras, placeras ut i ritningen där det passar bäst och anpassas i färger och i nya miljöer. Man sparar pengar i slutändan, men inte i alla led. Därför behövs resurser för arbetet”, understryker Helén Andersson.
Stöd från RISE
Både hon och Christel Fransson beskriver att de har haft stort stöd genom regionens samarbete med RISE. Emma Rex som är forskare och projektledare på RISE har samarbetat med regionen inom ett Vinnova-projekt för utmaningsdriven innovation.
– Vi har samlat både producenter och kunder, så de har sett vad de kan begära av varandra. Företagen har förstått att återbrukade varor efterfrågas av kunderna, och kunderna har sett vad de kan kräva och hur de kan upphandla. I processen har vi med vår vana av samverkan kunnat coacha dem, berättar Emma Rex.
– Samarbetet med RISE har gett tyngd i arbetet. Alla har känt att det här är viktigt för både miljö och ekonomi. Jag upplever också att vi kunnat stötta varandra i projektet, vilket har gett oss tyngd uppåt i vår organisation för att kunna göra förändring, avslutar Christel Fransson.
