Behandling av person­uppgifter vid rekrytering

De personuppgifter som Personuppgiftsansvarig behandlar om sina Kandidater är namn, adress, telefonnummer, e-postadress, personnummer, bild, utbildnings- och yrkeslivskompetens samt CV, uppgifter från eventuella referenser, andra uppgifter som lämnas i ansökningshandlingar eller på annat sätt i rekryteringsprocessen, eventuella resultat från rekryteringstester såsom t.ex. MAP och Matrigma, samt eventuella intervjuanteckningar.

Med stöd av berättigat intresse behandlar Personuppgiftsansvarig personuppgifter för följande ändamål:

• granska ansökningshandlingarna samt bedöma och utvärdera Kandidaten såsom kandidat utifrån de uppgifter som denne själv lämnat till Personuppgiftsansvarig i sina ansökningshandlingar enskilt och i förhållande till andra kandidater
• hantera rekryteringsadministrationen kring t.ex. inbokning av intervjuer och kommunikation avseende dessa
• genomföra personlighetstester i rekryteringsprocessen samt analysera och hantera dessa

Denna behandling krävs för att Personuppgiftsansvarig ska kunna rekrytera medarbetare med rätt kompetens till verksamheten, vilket utgör Personuppgiftsansvarigs berättigade intresse.

Med stöd av samtycke behandlar Personuppgiftsansvarig personuppgifter för följande ändamål:

• spara Kandidatens personuppgifter i Personuppgiftsansvarigs kandidatdatabas för eventuella framtida lediga tjänster

Om Personuppgiftsansvarig avser genomföra dessa behandlingar så kommer särskilt samtycke att inhämtas innan dessa påbörjas.

I rekryteringsprocessen rekommenderas Kandidaten att inte inlämna några s.k. känsliga personuppgifter (t.ex. kön, religiös åskådning eller annat) då dessa uppgifter inte är relevanta för rekryteringsprocessen. Om Kandidaten ändå har valt att inlämna sådana uppgifter så kommer Personuppgiftsansvarig att behandla och efter eget tycke även radera dem, med stöd av det frivilliga och uttryckliga samtycke som denne anses ha avgivit vid inlämnandet av sådana uppgifter.

Med stöd av rättslig förpliktelse behandlar Personuppgiftsansvarig personuppgifter för följande ändamål:

• förhandla med berörda fackliga organisationer vid tillsättning av chefer med personalansvar
• för att tillvarata Personuppgiftsansvarigs rättigheter enligt diskrimineringslagen, och
• andra rättsliga förpliktelser

Personuppgiftsansvarig tillämpar lämpliga tekniska och organisatoriska säkerhetsåtgärder för att skydda personuppgifter mot bl.a. förlust, missbruk och obehörig åtkomst.

Endast personer inom Personuppgiftsansvarigs organisation, eller inom andra bolag inom RISE-koncernen som har behov av att behandla personuppgifter i enlighet med ovan angivna ändamål har tillgång till uppgifterna.

Personuppgiftsansvarig kan komma att lämna ut personuppgifter till andra bolag inom koncernen för att möjliggöra hantering av personuppgifter för ovan ändamål.

Personuppgiftsansvarig kan komma att lämna ut personuppgifter till personuppgiftsbiträden som hanterar information för Personuppgiftsansvarigs räkning, t.ex. leverantörer av tillhandahållande, support och underhåll av IT- och molntjänster, leverantörer av rekryteringsverktyg och rekryteringstjänster, etc.

Personuppgiftsansvarig kan komma att lämna ut personuppgifter till andra aktörer som är självständigt personuppgiftsansvariga, om sådant utlämnande krävs enligt gällande lag, eller för att Personuppgiftsansvarig har ett berättigat intresse av att lämna ut dessa, t.ex. fackliga organisationer, myndigheter, tredje part för att tillvarata Personuppgiftsansvarigs rättigheter, t.ex. i samband med arbetsrättslig tvist, etc.

Personuppgiftsansvarig behandlar personuppgifter så länge som det är nödvändigt i förhållande till de ändamål för vilka dessa samlats in.

De personuppgifter som behandlas för tillsättande av en utannonserad tjänst, sparas så länge som rekryteringsprocessen pågår, och i den mån det krävs för att Personuppgiftsansvarig ska kunna försvara eventuella rättsliga anspråk. Därefter raderas uppgifterna.

Om Kandidaten samtyckt till att uppgifterna sparas i RISE kandidatdatabas för eventuella framtida lediga tjänster, sparas dessa uppgifter i 24 månader.

Personuppgiftsansvarig strävar efter att alltid behandla personuppgifter inom EES. Informationen kan dock i vissa situationer komma att överföras till, och behandlas i, land utanför EES av annan leverantör eller underleverantör. I dessa fall vidtar Personuppgiftsansvarig alla rimliga legala, tekniska och organisatoriska åtgärder för att säkerställa att informationen hanteras säkert och med en adekvat skyddsnivå.

Kandidaten har rätt att få information om vilka personuppgifter som Personuppgiftsansvarig behandlar om denne, samt att begära rättelse, begränsning eller radering av dessa uppgifter, genom att kontakta Personuppgiftsansvarigs dataskyddsombud på dpo@ri.se. Kandidaten har också rätt att inge klagomål avseende Personuppgiftsansvarigs behandling av dennes personuppgifter till Datainspektionen.