Arkivbeständighet – Papper, skrivmedel och arkivmateriel

Provning av papper, och skrift på papper (från pennor, stämplar och skrivare), är en stor verksamhet inom RISE där vi har lång erfarenhet. Expertisen gäller framförallt provning av arkivbeständighet hos dessa produkter. Arkivbeständiga dokument och arkivmateriel har som syfte att hålla långt in i framtiden om materialet förvaras i arkivförhållen.

AI-genererad bild i Copilot av gammal skrift på papper.

Bakgrund

Utvärdering av material som används för att framställa dokument för långtidslagring har gjorts sedan början på 1900-talet. Verksamheten fanns från början på Kungliga Tekniska Högskolan i Stockholm och överfördes sedan till Statens Provningsanstalt (SP) som idag har gått samman med flera institut och heter RISE Research Institutes of Sweden.

Normalpappersförordningen (1907) fastställde regler för vilka papper, så kallade ‘normalpapper’, som myndigheterna skulle använda. Pappret skulle testas av SP enligt förordningens beskrivning. Papper som testades från 1908 och framåt finns fortfarande bevarade. Under de första åren handlade det enbart om papper, men när nya material för skriftframställning introducerades, utvecklade SP metoder för att utvärdera skriftens beständighet i kombination med pappret. Idag utvärderas därför, utöver själva pappret, även skriften från skrivmedel såsom pennor, stämplar och skrivare.

Beständighet kan definieras som förmågan att under lång tid förbli oförändrad i kemiskt och fysikaliskt avseende. Naturligtvis åldras allt material men beständigt material är funktionsdugligt under lång tid. När man pratar om arkivbeständiga dokument menar man handlingar som kan förvaras i skyddade miljöer under lång tid, förmodligen i flera hundra år. Utvärdering av långtidsegenskaper är en av våra specialiteter och accelererad åldring är ett ovärderligt hjälpmedel vid utvärdering av beständighet.

Papper testas enligt ISO 9706 (åldringsbeständigt papper) och ISO 11108 (arkivbeständigt papper). Arkivbeständigt papper är både åldringsbeständigt och hållbart, dvs. det är mer slitstarkt än åldringsbeständigt papper och är att föredra om dokumenten ska tas fram och hanteras i framtiden. Enligt Riksarkivets föreskrifter (RA-FS 2006:4) skall någon av dessa två papperstyper användas i kombination med ett arkivbeständigt skrivmedel som testats enligt ISO 11798 för att kunna erhålla arkivbeständiga handlingar.

Självhäftande etiketter används av arkiv för att märka upp arkivboxar och andra typer av förvaringsmedel. Dessa behöver också bibehålla sin funktion, framför allt sin vidhäftning och att bevara skriftens läsbarhet på etiketten. I dagsläget finns det dock ej någon ISO-standard eller certifiering på området.

Till skillnad från beständighet hos papper kan även papprets stabilitet för grafiska applikationer testas (ISO 20494). Sådant papper har ej som syfte att långtidsförvaras i ett arkiv, men ska behålla sin funktionalitet och vara hållbart vid användning under normala användningsförhållanden (såsom tidningar, broschyrer, kataloger, böcker, kontorsutskrifter m.m.).

AI-genererad bild på pappersprover i ett laboratorium.

Provning

Våra experter utför provning, utvärdering och certifiering av arkivbeständighet av skrivmateriel i enlighet med internationella och nationella standarder och andra specifikationer.

För åldrings- och arkivbeständigt papper (ISO 9706 och ISO 11108) testas kappatal, pH, alkalireserv, ytvikt och rivstyrka. För arkivbeständigt papper ingår dessutom vikstyrka. För skriftens arkivbeständighet på sådant papper (ISO 11798) testas ljusbeständighet, värmebeständighet vattenbeständighet, tendens till skriftöverföring, resistens mot nötning och mekaniska egenskaper.

För självhäftande etiketter avsedda för arkivboxar och andra typer av förvaringsmedel sker provning enligt RA-FS 2006:4, bilaga 3. Det som testas är skrivbarhet, utseende, vidhäftning, förändring i optisk täthet vid åldring, vattenbeständighet samt beständighet mot nötning.

Ackreditering

Provningsverksamheten på RISE för papper, skrivmedel och etiketter håller hög kvalitet genom ackreditering enligt SS-EN ISO/IEC 17025:2018.

Certifiering

Det enklaste sättet att verifiera att rätt materiel används enligt Riksarkivets föreskrifter (RA-FS 2006:4) är att välja certifierade produkter. RISE utför både provning och utfärdar certifikat enligt SPCR 004, bland annat vid överensstämmelse med RA-FS 2006:4 för arkivbeständiga skrivmateriel. Certifierade produkter för framställning av dokument som skall bevaras finns listade, se länk till höger på sidan.

Arkivgodkända material får märkas med RISE certifieringsmärkte samt "Svenskt arkiv".

I dagsläget finns det ej någon certifiering för aktomslag, arkivboxar, självhäftande etiketter och stabilitet hos papper.