Samhället förändras i allt snabbare takt. Den organisation som vill hänga med måste förändras - igen och igen. Men att implementera nya arbetssätt i en stor organisation är lättare sagt än gjort. Nyckeln kan ligga i det som sker i det tysta.
Gång på gång genom historien har mänskligheten sett samhället ställas om. Ändå är vår tids förändringar unika i sitt slag.
– Omställningarna sker i högre takt, större skala och på flera platser samtidigt. Vi är inne i en grön omställning mot en cirkulär ekonomi och genomgår samtidigt den största teknikutvecklingen sedan digitaliseringen tog fart, säger Katrin Skagert, forskare inom arbetsmiljö- och verksamhetsutveckling på RISE.
Organisationer måste omdefiniera synen på kunskap
När samhället förändras riskerar vi att få brist på arbetskraft med rätt kompetens. Vi har redan behövt vänja oss vid kompetensbrist i Sverige, liksom i övriga Europa, och det är bara början. Framöver kommer innehållet i våra arbeten med största sannolikhet att förändras flera gånger under vår livstid.
– För att hänga med i de enorma omställningarna gäller det att organisationer omdefinierar synen på kunskap och utbildning. Det räcker inte att gå en universitetsutbildning och tro att man är färdig, utan vi behöver lära hela livet, säger Katrin Skagert.
Den stora skillnaden på utbildning och livslångt lärande är att utbildning är kopplad till en tidsram och därför riskerar att bli irrelevant med tiden eller att glömmas bort. Lärande är istället något som sker i det dagliga, genom hela livet. Både i arbetet och i det privata.
Guidebok för lärande i arbetslivet
Genom att inkludera alla delar av en organisation i lärande ökar vi organisationens förmåga till förändringstakt, innovationsförmåga liksom individens engagemang och vilja att bidra. Vår guidebok hjälper dig i ditt arbete med att skapa förutsättningar för lärande i er organisation.
Men för att implementera livslångt lärande i organisationen räcker det inte att skicka sina medarbetare på kurs.
– Jag tycker att det är mer intressant att se på lärande som en utvecklingsprocess. Engångsinsatser kan höja kunskap men inte skapa lärande. En kick-off kan vara viktig, men följs den inte upp blir det ofta inte långsiktigt utvecklande, säger Katrin Skagert.
Riskerar att bli irrelevanta
Den som inte tar till sig synsättet riskerar att hamna efter och bli irrelevant. Därför gäller det att skapa förutsättningar för livslångt lärande.
– Satsar man inte på det här är risken stor att man inte är relevant i framtiden och missar delar av eller tappar hela sin affär. Varken “Sverige AB” eller enskilda personer har råd med att vi förlorar individer i den här omställningen. Vi behöver klä medarbetare i tillräckligt med kunskap för att de ska vara förberedda på stora förändringar.
De organisationer som ser till att medarbetarna är redo för snabba förändringar kommer att vara lyckosamma också framöver. Katrin ger ett exempel från ett av sina forsknings- och utvecklingsprojekt där ett industriföretag deltagit.
– När covid-19 drev in över landet kunde de använda sina upparbetade arbetsprocesser för att snabbt ställa om till hemarbete och sedan hantera de stora utmaningar som hemarbetet innebar.
Så vad var det för arbetssätt som hjälpte industriföretaget? Katrin Skagert berättar att de hade system och arbetssätt för att jobba med ständiga förbättringar. Dessutom hade de tillit till att teamen själva kontinuerligt vidareutvecklade sina processer, vilket de kunde applicera på sina nya utmaningar för att diskutera sig fram till de bästa lösningarna.
På det här viset hjälper RISE organisationer att ställa om för att kunna fungera i kriser och stora förändringar.
– Vi kan hjälpa enskilda organisationer att utveckla arbetssätt för lärande. Målet är att de sedan själva kan utveckla metoderna på egen hand. Det gör individer, företag och organisationer rustade för kommande, ännu okända, förändringar - som i exemplet med industriföretaget, säger Katrin Skagert.
Det finns mycket att vinna på att synliggöra den tysta kunskapen
Livslångt lärande bygger på att människor delar kunskap mellan sig
Inom forskningen pratar man om den “tysta kunskapen” – kunskap som sitter så djupt i oss människor att vi använder den utan att tänka på det. Livslångt lärande uppstår när människor i en organisation börjar dela denna tysta kunskap mellan varandra.
– Det finns mycket att vinna på att synliggöra den tysta kunskapen. Då kan den spridas inom organisationen med hjälp av standardiserade arbetsprocesser.
En modell som kan vara användbar för detta är SECI-modellen* som består av fyra olika komponenter. Den går bland annat ut på att skapa struktur för att reflektera tillsammans och att låta medarbetare observera sina kollegor. En annan komponent går ut på att utveckla tankar, idéer och erfarenheter i ord, bild och text.
– I de två sista delarna integrerar man både tyst och explicit kunskap från olika delar av verksamheten, utifrån kundernas, medarbetarnas och ledningens perspektiv. När det då sprids ny kunskap internt omvandlas den explicita kunskapen återigen till tyst kunskap hos en ny individ. Då utvecklar man kompetensen och erfarenheten hos var och en, vilket hjälper organisationen att lösa problem och hantera ovissheter.
Skräddarsyr team för varje organisation
Trots att lärande i organisationer bäst görs genom systematik finns inget universellt recept på hur tankesättet bör implementeras.
– Vi utgår alltid från den verksamhet vi arbetar med och tittar på hur vi kan systematisera lärandet för det specifika företaget eller organisationen. Vi tar reda på hur utveckling och lärande organiseras idag, hur medarbetare involveras i lärande, och hur vi kan sprida individers kunskap till fler i teamet och organisationen.
– Det viktigaste är att omsätta de nya arbetssätten eller lösningarna till en praktisk vardag, annars skapar det inte så mycket värde. Vi kommer in och stöttar, men säger inte hur saker ska vara, säger Katrin Skagert.
*Nonaka, I., et al. (2000). "SECI, Ba and Leadership: a Unified Model of Dynamic Knowledge Creation." Long Range Planning 33(1): 5-34.
Så kommer du igång med livslångt lärande i din organisation
- Gilla misstagen! Uppmuntra människor att dela med sig av misstag och att diskutera vad man lär sig av dessa. Misstag är möjligheter till lärande!
- Sätt rutiner - och håll dem! Skapa en struktur för att kontinuerligt utbyta erfarenheter och kunskap genom att boka in tid och plats. Se det som en del av det jobbet, inte bara något som sker på en kurs eller enstaka event ibland.
- Ge ansvar! Bygg på medarbetarnas eget intresse för olika frågor och låt dem ta mer ansvar för att fördjupa sig i kunskap. Efterfråga sedan kunskapen och skapa möjligheter att dela den med kollegorna.
