Hur ser certifieringsprocessen ut?

Ansökan om certifiering

Ansökan om certifiering är normalt skriftlig och innehåller uppgifter om den verksamhet som ska certifieras. Varje förfrågan besvaras med en offert eller en motivering till varför en offert inte kan erbjudas. Omfattningen av revisionen bestäms utifrån kraven i certifieringsordningen och bedöms bland annat utifrån antal anställda, geografisk spridning och verksamhetens komplexitet. För organisationer med geografiskt spridd och likartad verksamhet kan ett s.k. multisite upplägg vara aktuellt.

Omfattningen av uppdraget och priset som offerten anger kan under uppdragets gång behöva revideras på grund av resultat av revisionen och ändrade förutsättningar för certifieringen.

Planering

Certifieringsuppdraget planeras och revisionslaget utses utifrån kraven på opartiskhet. Samtliga personer i revisonslaget, anställda och kontrakterade, är kvalificerade och godkända enligt kraven på certifieringsorgan för ledningssystemcertifiering enligt SS-EN ISO/IEC 17021-1 samt enligt tilläggskrav för den specifika tjänsten.

Organisationen kan anmäla veto mot revisionslaget utan att ange skäl.

Planeringsdialog (Steg 1)

Revisionslaget går igenom ledningssystemet på en övergripande nivå och utvärderar hur väl det uppfyller standardens krav och identifierar förbättringsområden . Beredskapen för certifiering bedöms. Upplägget och omfattningen för certifieringsrevisionen (Steg 2) fastställs . Resultatet av genomgången dokumenteras i en rapport med förbättringsområden samt eventuella ändringar i planeringen inför certifieringsrevisionen.

Certifieringsrevision (Steg 2)

Revisionslaget genomför revisionen genom att intervjua personal, granska styrande och redovisande dokument samt revidera införandet av ledningssystemet i verksamheten. Styrkor, svagheter, avvikelser och förbättringsområden samt en rekommendation om certifiering lämnas i en skriftlig rapport på det avslutande mötet. Rapporten finns även tillgänglig i RISE Ecert, en webbaserad revisionsdatabas med åtkomst via kundunik inloggning.

Granskning och utställande av certifikat

Revisionsrapporten och svar på eventuella avvikelser granskas av revisionslaget.

När samtliga avvikelser är åtgärdade, görs en oberoende bedömning av uppdraget. Efter godkänd granskning kan beslut om certifiering fattas och certifikat utfärdas. Om det till exempel finns brister i genomförandet av uppdraget eller om det finns utestående öppna avvikelser kan inget certifikat utfärdas.

Information om utfärdade certifikat publiceras på Certsearch: https://www.iafcertsearch.org/

Uppföljande revision

Den första uppföljande revisionen genomförs vanligtvis 6-9 månader efter certifieringsrevisionen. Därefter återkommer revisionslaget för uppföljande revision minst en gång per år. Syftet med revisionen är att löpande säkerställa att kraven för certifieringen är uppfyllda.

Omcertifieringsrevision

Certifieringen gäller i tre år under förutsättning att alla villkor för certifieringen är uppfyllda. Under det tredje året görs en utvärdering av certifieringen och en utökad revision, så kallad omcertifieringsrevision. I utvärderingen ingår en genomgång av treårsperioden med avseende på ständiga förbättringar och uppfyllnad av verksamhetsmål. Denna utvärdering genomförs både som en dokumentgranskning och som omcertifieringsrevision. Här ges möjlighet att dra slutsatser av utfört arbete samt att identifiera nya mål och vägar för nästkommande treårsperiod.

Ändringar som kan påverka certifieringen

Vid större ändringar av ledningssystemet, organisationen eller verksamheten, ska RISE meddelas skriftligen.  Det kan till exempel gälla om fler orter ska läggas till eller tas bort från certifieringen.

En bedömning görs om ändringen påverkar verksamhetsbeskrivningen på certifikatet och om ledningssystemets fortsatt uppfyller kraven i aktuell standard. Därefter görs en bedömning av vilka åtgärder som behöver göras, exempelvis en revision eller dokumentgranskning.

Tillfälligt eller permanent indrag av certifikat

Ett tillfälligt indrag av certifikat kan komma att bli aktuellt av flera anledningar som bedöms från fall till fall. Ett certifikat kan tillfälligt dras in i högst 6 månader, därefter måste en ny certifieringsrevision genomföras.  Återinsättning av ett tillfälligt indraget certifikat kan ske efter utredning. Resultatet från utredningen anger vilka åtgärder som ska vidtas före återinsättandet.

När ett certifikat är indraget måste all hänvisning till certifieringen i annonsering eller annan reklam upphöra omgående.

Permanent indrag av certifikatet görs när:

• kunden inte vill fortsätta vara certifierad
• uppföljande revisioner visar på stora brister
• certifikat eller märke använts vilseledande i marknadsföring    
• ersättningar till RISE Certifiering inte har erlagts
• innehavare av certifikat har gått i konkurs, eller överlåtit verksamheten
• kund har väsentliga missförhållanden som är föremål för myndighetsingripande

När certifikat dras in upphör RISE Certifierings offentliggörande av certifieringen.

Hänvisning till certifiering

Certifierade organisationer får använda RISE certifieringsmärke och certifikat i olika marknadsföringssammanhang på sätt som inte är vilseledande och som görs enligt RISE specifika regler för användning av certifikat och märken.

Certifieringsmärken i digital form tillhandahålls av RISE, och de får inte förändras i färg, form eller innehåll.

Kontakta oss gärna om du har frågor kring användningen av våra certifieringsmärken.