Kreativitet viktigare än planer för god krisberedskap

I början av juni 2023, efter över en månad av torka, gick regeringen ut och uppmanade Sveriges kommuner att se över sin beredskap inför eventuella värmeböljor. Arbetet påbörjades, men sen följde den regnigaste sommaren i mannaminne och istället för torka och värmeslag behövde kommuner hantera skyfall och översvämningar. Något som är symptomatiskt för kriser. 

– Grunden i god beredskap är att förstå att kriser är just osäkra och överraskande, annars vore de inte kriser, säger Helene Degerman, projektledare och doktorand inom samhällssäkerhet på RISE. 

– Idag försöker vi ofta förutse allt, men vi måste acceptera att det inte går. Det kommer att komma händelser som vi inte har kunnat förutse, händelser när allt är osäkert och okänt och våra ordinarie arbetssätt inte fungerar. 

Kommuner måste ha god beredskap och beredskapsplaner 

Trots det finns det krav på att kommuner ska ha god beredskap och beredskapsplaner, så frågan är hur man skaffar sig det, trots att en kris per definition inte går att planera inför? 

- För det första måste man förstå att det är skillnad på att ha en beredskapsplan och att ha god beredskap, säger Helene Degerman. 

Hennes kollega Kerstin Eriksson, forskare inom samhällssäkerhet på RISE, håller med: 

– Jag studerade en gång en kommun där den som var ansvarig för beredskapsarbetet satt längst ner i källaren, längst in i en korridor. Genom intervjuer med andra i kommunen blev det tydlig att arbetet inte var förankrat i organisationen över huvud taget. Då spelar det ingen roll hur bra planen är, för då leder den ändå inte till god beredskap. 

Därmed inte sagt att beredskapsplaner inte fungerar. 

– Men det är lärprocessen då man tar fram planen som leder till förmåga och god beredskap, inte planen i sig, säger Kerstin Eriksson. 

God beredskap är att kunna hantera påfrestande och överraskande händelser 

Så vad är då att ha en god beredskap? Enligt Helene Degerman kan det ses som en förmåga att kunna hantera påfrestande och överraskande händelser. 

– Risken är att man då börjar prata om specifika scenarier, men det som är viktigt att komma ihåg är att det finns ganska generella egenskaper i de här händelserna. En kris innebär till exempel att vi blir överraskade, att vi har tidsbrist, att vi har ofullständig eller till och med felaktig information och att det finns risk för allvarliga konsekvenser som personskador eller dödsfall. 

I en sådan situation behöver kommunens medarbetare kunna fatta beslut i fullkomlig osäkerhet, samtidigt som deras ordinarie arbetssätt och rutiner oftast inte fungerar. 

– Då behöver de vara anpassningsbara och kreativa, säger Helene Degerman. 

– Inte minst behöver de veta precis vad som är det högre syftet med deras jobb, för det syftet kan vara den enda guide de har i just den situationen. 

Kan medarbetarna fatta beslut, vara kreativa och ta ansvar? 

Och här någonstans ligger grunden till god beredskap: att redan i vardagen försöka se över vad som hämmar medarbetarnas egna förmåga att fatta beslut, vara kreativa och ta ansvar, och vad som stärker den. Allt det här är aspekter som kopplas till hur vi styr och organiserar. 

– En sådan sak är byråkrati, säger Helene Degerman. 

– Å ena sidan behövs den för rättssäkerheten, men samtidigt hämmar den de egenskaper som krävs i en kris. Det är därför det är så viktigt att medarbetarna är med i processen när man tar fram en beredskapsplan, för det är de som vet vad som behövs och vad som hämmar. 

Även i efterarbetet av en kris finns mycket att lära för att skapa en god beredskap.  

– Tyvärr tittar utredningar ofta på vilka fel som gjordes, men det är klart att det är lätt att peka ut dem i efterhand när man har all information, säger Helene Degerman. 

– Det kan vara betydligt mer konstruktivt att istället titta på vad som gick bra. Vad var det som gjorde att vissa medarbetare lyckades så bra med sin uppgift? Sen kan man försöka förstärka de förmågorna istället. 

Lärprocessen är det viktiga – inte planen i sig 

Det här kan dock vara lättare sagt än gjort. Ofta är det lätt att bli hemmablind, att göra saker som man alltid har gjort. 

– Vi på RISE kan hjälpa organisationen att se och förstå sina arbetssätt och bygga den här förmågan, säger Helene Degerman. 

Däremot levererar RISE ingen färdig plan. 

– Det viktiga är återigen att komma ihåg att det är lärprocessen, inte planen, som ger god beredskap, säger Kerstin Eriksson. 

– Vi hjälper gärna till att stötta kommuner i det här arbetet, men för att lyckas måste den egna personalen vara med i tankearbetet.