På väg mot en färdplan för skolans digitalisering i Eskilstuna kommun

Hela styrkedjan måste vara med

Att förstå och hantera digitaliseringen är en komplex och utmanande uppgift för alla som arbetar i och med skolan. Den nationella strategin och den nationella handlingsplanen sätter ramarna för vad som ska göras, men arbetet måste konkretiseras och genomföras av huvudmännen.

Hos en kommunal skolhuvudman är det förvaltningsledningens uppdrag att ge så bra förutsättningar som möjligt. Framför allt gäller det att skapa en sammanhängande röd tråd från de politiska besluten till verksamhetsstyrningen och det dagliga arbetet i förvaltningen och ute på kommunens skolor. Hela styrkedjan måste vara med för att det här verkligen ska fungera, konstaterar Ranald MacDonald, digital strateg på barn- och utbildningsförvaltningen i Eskilstuna kommun sedan hösten 2018.

– Digitaliseringen och de effekter vill uppnå med den är en central uppgift för alla verksamheter i kommunen. Därför måste vi arbeta tillsammans och hjälpa varandra över förvaltningsgränserna. För att klara det behöver vi en färdplan med en tydlig målbild, en klar strategi och en konkret handlingsplan. Här är vi nu.

Barn- och utbildningsförvaltningen behöver en egen utvecklingsorganisation

Ett program för kommunens samlade verksamhet är på gång. Innan den är på plats ska barn- och utbildningsförvaltningen börja med att dra upp sina egna riktlinjer och mål och genomföra de åtgärder som krävs för att få fart på arbetet med skolans digitalisering, menar Ranald MacDonald.

– Barn- och utbildningsförvaltningen behöver en egen utvecklingsorganisation som kan leda det samlade digitala utvecklingsarbetet, från förskolan till och med gymnasiet. Vi måste hitta arbetsformer och beslutsstrukturer som gör att vi kan ge ett bra administrativt och pedagogiskt stöd för alla verksamheter. Det är också viktigt att kunna fungera som en bra kontaktyta gentemot kommunens it-avdelning.

Idag skiljer sig tillgången till och användningen av digitala verktyg i undervisningen åt mellan kommunens skolor. Eleverna har därför inte likvärdiga möjligheter att utveckla en adekvat digital kompetens. Eftersom det inte tidigare har funnits någon samlad plan och strategi för skolans digitalisering, har det under åren även vuxit fram en omfattande, kostnadsdrivande och svårhanterlig flora av administrativa datasystem. På många håll är man inlåsta i gamla digitala system som inte är anpassade efter dagens behov och förutsättningar.

Modellstyrning gör det möjligt att standardisera och effektivisera

För att få bättre ordning på det här, har barn- och utbildningsförvaltningen, som en av de första förvaltningarna i kommunen, infört PM3, en holistisk modell för systemförvaltning i en organisation. Modellen bygger på en uppdragsstyrd förvaltning med proaktiva arbetssätt, klara ansvarsroller och tydliga principer för prioritering och uppföljning. Syftet är att skapa en strukturerad och affärsmässig samverkan mellan förvaltningen och dess olika it-partners. Samverkan ska bygga på gemensamma synsätt och ömsesidig nytta. Behov och krav definieras av förvaltningen, kostnaderna blir synliga och det går att kontrollera att insatserna får avsedd effekt.

– En modellstyrning gör det möjligt att standardisera, så att alla använder samma system och vi får en mer långsiktig och kostnadseffektiv systemförvaltning. Vi ska rulla ut och kan ta hem effektmål. Vi är mitt i en transformation och samtidigt ska vi hantera saker som införandet av Office 365 i hela organisationen och även genomföra en digital kompetensutveckling av den administrativa personalen. En kommun av Eskilstunas storlek behöver en stabil grund att stå på för att klara av det här.

Framöver gäller det att titta närmare på mer resurskrävande processer i förvaltningen, för att få bättre kunskap om hur de kan få ett bättre digitalt stöd än idag. Bland annat är det viktigt att snart få till en digital elevhälsa. Inte bara för att papper ska bort, utan framförallt för att dra nytta av systemens möjlighet att följa eleven genom skolåren och att erbjuda anpassade insatser. Skolval och fakturering är andra exempel på områden som kanske kan automatiseras. Här kan erfarenheterna från Lunds kommun sannolikt vara till hjälp, säger Ranald MacDonald.

– Vår målsättning är att tänka digitalt först och att arbeta datadrivet. Det förutsätter att vi inför centrala, standardiserade system och gemensamma arbetssätt. Det ger en betydligt bättre tillgång till strukturerade data och det blir enklare att effektivisera och att förbättra olika verksamheter. Vi kan även delta i olika forsknings- och utvecklingsprojekt, eftersom vi då har tillgång till de typer av data som behövs i sådana sammanhang. Det är den positiva spiralen vi vill in i.

En gemensam målbild och stöd från den centrala ledningen

Barn- och utbildningsförvaltningen ska ta fram handlingsplaner och utvecklingsstöd för alla skolformer, så att de får likvärdiga möjligheter för digitalisering och skolutveckling. Det är viktigt att systematiskt samla in de behov som finns ute på skolorna, för att kunna ge dem hjälp och stöd som för utvecklingsarbetet framåt. It-pedagogerna behöver ha en gemensam målbild och stöd från den centrala ledningen för att kunna arbeta målinriktat för adekvat digital kompetens och digital likvärdighet i Eskilstuna kommun.

– Vi ska också skapa ordning bland de lärresurser som skolorna använder, utvärdera dem och se till att de är tillgängliga för alla. Även detta behöver förvaltas. Vi måste också fundera på vad som ska hanteras centralt och vad skolorna själva kan ta ansvar för. Federerad identitet och single sign-on är andra åtgärder som snart står på tur. Det måste vara enkelt att använda de lärresurser som lärare och elever har tillgång till.

Det är också angeläget att ta ett samlat grepp kring dataskyddsförordningen för att säkerställa att känsliga personuppgifter hanteras på ett lagenligt och säkert sätt.

– De allra flesta appar som används i undervisningen kräver inte så många personuppgifter, så den processen hör till dem som vi snart kan automatisera. Det är betydligt mer komplicerat när det kommer till elevregister, lärplattformar och liknande administrativa system. Här måste vi ha en bättre bild av hur integritet och säkerhet hanteras. Antagligen behöver vi rekrytera en dataskyddssamordnare som kan hjälpa oss att få ordentlig ordning på det här.

Tydliga definitioner och långsiktiga mål

På de allra flesta håll underskattar man nog den tid det tar att utveckla och förändra en organisation. Här finns det mycket att reflektera kring och att ta tag i, betonar Ranald MacDonald.

– Hur skapar vi den kritiska massa som behövs för att få igång förändringarna? Hur mycket tid ska vi lägga på förvaltning och hur mycket ska vi lägga på utveckling? Vi måste också väcka intresset och få fart på lärandet bland de som ska använda de digitala systemen. Det är helt omöjligt att utbilda alla, så vi måste börja tänka på hur vi kan få det här att mer eller mindre rulla av sig själv. Vilka typer av stöd kan vi ge?

Barn- och utbildningsförvaltningen behöver formulera långsiktiga mål för arbetet med skolans digitalisering. Det förutsätter att de begrepp som används, exempelvis digital kompetens, ges en så tydlig definition som möjligt och att man funderar på vilka krav som det här ställer på hård- och mjukvara, lärares kompetens, och så vidare. Annars blir det svårt att skapa de ekonomiska och praktiska förutsättningar som är nödvändiga. Det här är ett arbete som hela tiden måste fortsätta, eftersom begreppen behöver formuleras om i takt med den pågående teknik- och samhällsutvecklingen.

– Vi behöver skapa ett större medvetande om vad digitalisering innebär i den konkreta undervisningssituationen. Vilket stöd behövs ute på skolorna för att det här ska fungera? Hur ska vi arbeta med det här på förvaltningsnivå? Vi behöver också lyfta fram och belysa olika dilemman i vardagen, till exempel mobilens roll i klassrummet eller oron för skärmtidens negativa konsekvenser. Hur ska vi hantera det här? Vad säger forskningen?

Tänk både på tekniken och på människan

Skolans digitalisering kommer att kräva mycket arbete under överskådlig tid. En ökad standardisering av datasystemen, en större rättssäkerhet och bättre möjligheter för läraren att ägna mer tid åt eleverna är några av de vinster som kan ses, men det kräver också stora insatser när det gäller kravhantering, upphandlingar, och så vidare.

– Om det här arbetet genomförs på ett systematiskt och reflekterande sätt, kommer det med största sannolikhet att ge mycket tillbaka. Men det kommer inte att ske imorgon och kanske inte heller nästa år. Perspektivet måste vara längre än så. Samtidigt är det omöjligt att planera för sådant som vi inte vet någonting om. Vad kommer till exempel AI och maskininlärning att betyda för skolan? Vad är viktigast att ta tag i just nu? Min uppgift, som digital strateg, är att se till att det blir en röd tråd genom allting. Det gäller att både ta hänsyn till de hårda och de mjuka värdena, att tänka på tekniken och på människan.