Standarder för datadrivna processer i skolan

Standardisering – en viktig pusselbit i skolans digitalisering

Under arbetet med att ta fram en nationell handlingsplan för skolans digitalisering, blev det tydligt att standardisering är en viktig pusselbit för att få fart på utvecklingen. Swedish Edtech Industry har därför, tillsammans med RISE, Lidingö stad och Linköpings universitet, med delfinansiering av Vinnova, tagit initiativ till en studie som analyserar dagsläget och visar en möjlig väg framåt.

Jan Hylén, utredare på RISE, har skrivit rapporten tillsammans med Johanna Karlén, kvalitetschef på Swedish Edtech Industry. Studiens analyser och rekommendationer har löpande remitterats till och förankrats hos berörda myndigheter, huvudmän, organisationer och företag.

Eftersom regeringen inte skjuter till några medel för att genomföra den nationella digitaliseringstrategin, faller ansvaret för verkställandet huvudsakligen på organisationer och huvudmän. Att gemensamt ta fram och börja använda öppna standarder som löser informationsutbytet inom skolan är en grundsten i det arbetet, konstateras det i rapporten. Effektiva och säkra lösningar inom det här området kan minska de negativa effekter som avsaknaden av en samordnad insats annars riskerar att orsaka.

Gemensam modell för hanteringen av skolans information är på gång

Det pågår redan flera insatser inom det här området. En arbetsgrupp inom TK 450 på SIS, en teknisk kommitté inriktad mot it-standarder för lärande, är i färd med att ta fram version 2 av SS 12000, gränssnitt för informationsutbyte mellan verksamheter i skolan. Ett antal leverantörer av datasystem, flera skolhuvudmän samt Skolverket och föreningen Sambruk ingår i arbetsgruppen. Arbetet är således väl förankrat bland alla relevanta aktörer.

Den nya versionen av SS 12000 kommer att presenteras nästa år. Det handlar om att skapa ett samstämmigt språk och en gemensam modell för hur skolans information hänger ihop och hur olika processer är beroende av varandra. Med andra ord gäller det att komma överens om hur systemen ska prata med varandra och utbyta information. Modellen blir en karta över processer i skolans olika it-baserade verksamheter och visar hur systemen kan kopplas ihop och nås på ett enhetligt sätt.

Standarderna måste tillämpas i praktiken

Öppna, tillgängliga och tillämpade standarder sänker trösklarna för entreprenörer som vill in på marknaden. Alltså blir det enklare för leverantörer och skolhuvudmän att ta fram lösningar som är verksamhetsnära och kostnadseffektiva. Den stora utmaningen framöver blir att se till att alla leverantörer verkligen tillämpar standarden i sina system och att skolhuvudmännen kräver detta när de upphandlar, påpekas det i rapporten.

Swedish Edtech Industry försöker underlätta detta genom att ge konkreta råd och tips till båda parter. Här använder man bland annat Edtechkartan, en systemkarta som ger en överskådlig bild av skolhuvudmannens och skolans verksamhetsprocesser, och som visar vilka av medlemsföretagen som har lösningar inom olika områden. Man kopplar även de processer som beskrivs till existerande nationella och internationella standarder.

Forum för informationsstandardisering i skolväsendet

Skolverket har tillsammans med SKR tagit initiativ till Forum för informationsstandardisering inom skolväsendet (FFIS). 3 december arrangeras det första mötet, dit nationella aktörer och representanter för huvudmännen har bjudits. Syftet är att arbeta för att öppna standarder, helst sådana som bygger vidare på internationella standarder, tas fram och används i skolans datasystem. De ska inte själva ta fram standarder, utan avsikten är att driva på relevanta aktörer, både i Sverige och utomlands.

I rapporten lyfts FFIS fram som ett viktigt i steg i det fortsatta arbetet. Inom ramen för det här initiativet kommer man att ta upp frågor som har stor betydelse både för skolans och edtechbranschens utveckling. Det finns en förhoppning om att FFIS kan samla och styra den nationella utvecklingen och skapa en större förståelse för att arbetstempot inom det här området behöver intensifieras under de närmaste åren. För att det ska lyckas måste verksamheten bedrivas i tät samverkan med näringslivet, påpekas det i rapporten. Det gäller också att formerna för samverkan klargörs och att olika aktörers roller, åtaganden och ansvar blir tydliga.

Kanske kan FFIS även bidra till att öka den internationella harmoniseringen inom området. En sådan behövs för att underlätta värdeskapande innovation och tillväxt på den europeiska och den globala marknaden, sägs det i rapporten. Än så länge sker endast ett begränsat standardiseringsarbete inom de samarbetsorgan som finns för myndigheter och regeringar på europeisk nivå. I viss mån pågår också ett globalt samarbete på ISO, Internationella standardiseringskommissionen. TK 450 deltar i båda sammanhangen, vilket ger en möjlighet att följa och att påverka arbetet. Flera europeiska branschorganisationer, däribland Swedish Edtech Industry, har börjat samarbeta för att identifiera gemensamma utmaningar och för att hjälpas åt att komma vidare.

Rekommendationer för det fortsatta arbetet

Rapporten avslutas med rekommendationer till svenska aktörer. För Skolverkets del är det viktigt att förstå FFIS styrande och samlande roll och att verka för att den kan uppfyllas. Inom ramen för det arbetet kan man börja konkretisera vilka verksamhetsområden och -processer som behöver standardiserade lösningar. Här kan man också ge beskrivningar av möjliga fall och ge exempel på vilka krav som ska ställas på standarderna.

TK 450 behöver blir bättre på att presentera och förklara framtagna standarder, så att såväl leverantörer som beställare förstår vad som gäller och varför kraven ställs. Det kan till exempel handla om att visa exempel på tillämpningar, lista vanliga frågor och svar eller ta fram vägledningar. Man behöver också använda metoder som snabbar upp arbetet samt ge sina experter de förutsättningar som krävs för att de ska kunna arbeta metodiskt och effektivt. En affärsmodell som gör framtagna standarder kostnadsfria är angeläget för att sätta fart på utvecklingen.

För Swedish Edtech Industry är det angeläget att kunna ge konkreta exempel på digitala ekosystem där standardiserade lösningar underlättar och förbättrar informationshanteringen i skolan. Det är också önskvärt att utveckla Edtechkartan vidare, så att den tydligare kan visa inom vilka områden och processer internationella och nationella standarder används, är under utveckling eller saknas helt.

Det aktiva arbetet för standardisering, både nationellt och internationellt, behöver fortsätta och utvecklas vidare. Bland annat gäller det att visa hur man kan ställa krav på interoperabilitet och att se till att de rekommendationer som tas fram går att genomföra i praktiken.

Till sist konstateras i rapporten att det både finns en ökad förståelse för värdet av standardisering och en vilja att börja ta ordentligt tag i arbetet. Det har redan resulterat i ett ökat samarbete kring de här frågorna. Tillsammans verkar man för att nå fram till ett etablerat arbetssätt med relevanta standarder, som kan öka de datadrivna processerna i skolan och driva på skolans digitalisering.