Digital signering minskade avvikelserna och stressen

I en kommun genomförs dagligen ett flertal arbetsuppgifter inom hälso- och sjukvård som delegerats från legitimerad personal (sjuksköterska, sjukgymnast eller arbetsterapeut) till en undersköterska eller omvårdnadspersonal. Det kan handla om läkemedelsgivning, såromläggning eller sjukgymnastik.

Samtliga dessa delegerade arbetsuppgifter är enligt Patientdatalagen att likställa med arbetsuppgifter som utförs av legitimerad personal och måste dokumenteras. Dokumentationen, signerandet av utförda arbetsuppgifter, måste hanteras på ett säkert och effektivt sätt.

Lerums kommun uppskattar att det på ett äldreboende med 50 platser utförs närmare 250 000 signeringar per år och att den totala mängden signeringar i Sverige är kring ca 100 miljoner per år.

Tidigare granskningar av pappersbaserade signeringslistor har visat på stora brister, såväl säkerhetsmässiga som effektivitetsmässiga. Listorna saknar koppling till exempel aktuella vårdplaner och kräver manuella och tidsödande arbetsuppgifter för att åtgärda upptäckta fel och brister.

Tidigare pappersbaserade lösningar hade heller inga varningsfunktioner och krävde att enskild personal i en ofta tidspressad arbetssituation skulle upptäcka och åtgärda brister. Ett arbetssätt där det uppstod risker för patientsäkerheten.

Lerums kommun startade under februari 2014 ett pilotprojekt med digitala signeringslistor på ett då nyöppnat äldreboende. Kommunen hade upptäckt lösningen på en äldremässa, insett att den löste de problem man tidigare uppmärksammat inom sin verksamhet och ville testa den i samband med att man startade en ny verksamhet.

Systemet, MCSS, är uppdelat i två delar. En del som omvårdnadspersonalen använder och som de får tillgång till via de mobila enheter som används för projektet och en del som legitimerad personal får tillgång till via dator. Ingen information lagras i de mobila enheterna eller datorerna, all information lagras i en datahall hos driftsleverantören.

Som mobila enheter använde man initialt iPad 2 men bytte under projektets gång till iPad Mini. Personalen ansåg att de större enheterna var krångliga att ha med sig och föredrog de mindre som lätt kunde stoppas i fickan på arbetsplaggen.

Från projektstart ville man främst använda systemet för att signera av sjuksköterska delegerad läkemedelsgivning. Man ville också använda systemet för att säkerställa att personalen hade rätt delegering för de arbetsuppgifter de utför och för att kontrollräkna narkotiska preparat. Löpande under pilotprojektet tillförde man sedan andra funktioner som listor med olika insatser från sjuksköterskor, rehabinsatser och olika påminnelsefunktioner.

Under våren 2016 breddinfördes digital signering och idag finns systemet i funktion i den ordinarie verksamheten för samtliga kommunala särskilda boenden och är sedan november 2019 även i drift på ytterligare tre kommunala LSS boenden.

Digital signering används av sex särskilda boenden och ett boende för funktionsnedsättning, med totalt cirka 270 brukare/patienter. Sektorn för stöd och omsorg har den senaste tiden arbetat för att få till rätt behörigheter på användare, skapat ansvarsfördelning kring systemet, arbetat fram en systemsäkerhetsplan, skapat information om systemet för personal på intranätet och påbörjat arbetet med logghantering.Dessa saker uppdateras löpande efter behov, samtliga finns fortfarande på plats.

Främst används det digitala signeringssystemet för att signera hälso- och sjukvårdsåtgärder, såsom läkemedelshantering och rehabiliteringsåtgärder. Det fortsatta arbetet framåt för år 2017 är att ta ett samlat grepp kring hur systemet ska användas och då även utifrån till exempel socialtjänstinsatser, värdighetsgarantier, funktioner med mera.;I november 2019 finns detta i bruk endast på ett särskilt boende.

Personalen har fått ett lättläst och tydligt system för utförandet och signerandet av ordinerade/delegerade arbetsuppgifter. Den legitimerade personalen (sjuksköterskorna, arbetsterapeuterna och sjukgymnasterna) kan på ett enkelt sätt hantera och följa upp beslutade åtgärder. Inom den kommunala hälso- och sjukvården har en förbättring skett genom att arbetsbelastningen kring avvikelser har minskat. Systemet har effektiviserat sjuksköterskans, fysioterapeutens och arbetsterapeutens arbete genom att förändring i ordinationer syns omedelbart för omvårdnadspersonalen i deras signeringslistor. De behöver inte fysiskt ta sig till patienten för att göra ändringar.

Systemet har också gett möjligheter att mäta och minska ledtiderna för upptäckande av avvikelser vid medicindelning. Förekomsten av bortglömd medicinering har i stort sett försvunnit.

Även inom rehabiliteringsområdet kan man se en markant förbättring sedan systemet infördes. Fysioterapeut och arbetsterapeut kan snabbt se avvikelser och sätta in åtgärder. Rehabinsatser som tidigare haft en utförandegrad på cirka 80 procent är nu uppe i närmare 100 procent. Detta är den största nyttan, att det säkerställs att patienten får den ordinerade behandlingen.

De ansvariga personerna inom omsorgen har fått ett verktyg där de kan få överblick och felrapportering i realtid. Omvårdnadspersonalen känner en utökad trygghet när de utför sina dagliga arbetsuppgifter. Den risk för stress hos personalen, främst på grund av sämre datorvana hos vissa användare och uppfattningen om ”teknikarbete i stället för omvårdnad”, som man befarade innan projektstart har man inte sett. Personalen uppger snarare att det nya systemet minskar stressen i det dagliga arbetet.