Digital signering gör medicineringen inom vård och omsorg säkrare

Med en åldrande befolkning ökar trycket på såväl hemtjänsten som kommunens särskilda boenden. För att få tiden att räcka till för allt mer vård- och medicinkrävande omsorgstagare gäller det att bygga upp smarta stödprocesser som förenklar personalens dagliga rutiner.

Säffle kommun såg hanteringen av läkemedelslistor som ett eftersatt område med stora möjligheter till såväl effektivisering som förstärkt patientsäkerhet.

– Traditionellt skrivs alla patienters läkemedelsordinationer ut på papper. Undersköterskorna signerar listorna och fyller i om något avviker från det vanliga. Listorna samlas sedan in till ansvarig sjuksköterska, som måste tyda olika anteckningar och sammanställa uppgifterna manuellt. Denna uppföljning görs vanligtvis vid månadens slut, vilket innebär att det först då går att konstatera om det fanns avvikelser flera veckor tidigare. Det går inte heller att se om medicinen inte getts alls eller om man bara glömt att signera, säger Sylvia Nilsson, medicinskt ansvarig sjuksköterska (MAS) och verksamhetsutvecklare vid Säffle kommun.

Hon efterlyste ett snabbare och säkrare system för att hantera hela kedjan från läkemedelsordination och delegering till signering och uppföljning av avvikelser på ett ändamålsenligt sätt.

Nu inför Säffle kommun ett system för digital signering inom omsorgen. En app i surfplatta eller smartphone ersätter de läkemedelsnoteringar som tidigare fördes med papper och penna. Den nya tekniken påminner också personalen och hjälper dem att hålla ordning på att alla omsorgstagare får rätt preparat i rätt dos vid rätt tid.

En undersköterska som ska ge medicin loggar in via sin surfplatta för att se såväl tidpunkt och läkemedelsordination som hur medicinen ska ges för varje enskild brukare. Om allt går som det ska signerar personalen att patienten tagit sin medicin.

Det går också att ange om patienten bara delvis tar medicinen eller inte alls. Då skickar systemet en varning till ansvarig sjuksköterska, som följer upp orsaken och också kan se direkt i systemet om medicinen exempelvis gavs för sent.

– Det ger oss ökad kontroll över om något inte är som det ska, och vi kan snabbt bedöma vad som bör göras, säger Sylvia Nilsson och framhåller att fördelarna också är stora vid ändringar i befintliga läkemedelsordinationer.

Tidigare gjordes sådana justeringar för hand på redan utskrivna blad. Nu skrivs de in i systemet och förändringen syns direkt på surfplattan när undersköterskan ska ge medicinen.

Den digitala lösningen ger också en flexibilitet som till exempel innebär att signeringarna går att ångra eller ändra. Allt loggas och visas med signatur och tidstämpel. Vid utebliven eller försenad signering larmar systemet. Medarbetaren kan även begära påfyllning av originalförpackade läkemedel direkt från den mobila enheten.

Åtkomst och behörighet styrs av medarbetarens roll. Alla data lagras i säkra databaser som driftas av systemleverantören i Sverige. Ingen patientinformation lagras på klientenheter, utan skickas direkt till databasen.

För omsorgstagarna:

Ökad säkerhet att få rätt medicin i rätt dos vid rätt tid av rätt person.
Ökad kvalitet i omsorgen när personalen kan fokusera på omvårdnadsarbetet och avlastas från administrativa sysslor runt läkemedelshanteringen.

För verksamheten:

Digital signering sparar många manuella moment och tid för medarbetaren. Sjuksköterskan sköter läkemedelslistor från systemet och behöver inte fysiskt gå ut med papperslistor.
Alla omsorgstagare, deras läkemedelslistor och tider för medicinutdelning är tillgängliga för den vårdpersonal som är i tjänst.
Varje medarbetare som ska ge medicin får en egen inloggning, så att det blir lätt att se vem som gjort vad.
Ingen behöver längre hålla allt i huvudet. Personal som glömt en dos får en påminnelse. Om man då inte ger medicinen och signerar, kommer varning till ansvarig sjuksköterska, som direkt kan kolla vad som gått snett.
Systemet både förenklar och gör läkemedelshanteringen säkrare. Antalet avvikelser minskar avsevärt genom att man gör rätt och varnas för potentiella fel innan de blir avvikelser.

För samhället:

Minskad pappershantering sparar resurser.
Bättre planering och framförhållning av läkemedelsinköp innebär färre resor som påverkar miljön.
Mindre risk för felaktig medicinering och vårdskador, som förutom allvarliga konsekvenser för individen även medför stora kostnader.

Inför pilotprojektet utbildades berörd arbetsgrupp under en planeringsdag. Intresset för det nya arbetssättet är stort även bland övriga medarbetare inom socialförvaltningen, och vid de senaste medarbetardagarna informerades samtliga runt 600 anställda om projektet och tidplanen för fortsatt införande inom kommunens vård och omsorg.