Kommunikations-verktyg minskar personalens stress – internationell fallstudie

I äldreomsorgen, liksom i andra delar av vården, ställs krav på dokumentation i olika system, flera olika inloggningar och signeringslistor. Det försvårar arbetet och tar tid. Inte sällan kommer larm eller annat som gör att personal måste avbryta sitt dokumentationsarbete, vilket i sig ökar risken för att viktig information glöms bort eller inte hinns med. Även den tidsåtgång som upprepade besök till personalexpedition och fasta datorer medför är betungande när arbetsbördan är stor.

Brist på påminnelsefunktioner gällande exempelvis medicin eller avvikelser, bidrar till en ohållbar arbetsmiljö då personal tvingas hålla livsviktig information i huvudet, i synnerhet medicinering som dagligen måste ske vid exakta tidpunkter. Det påverkar personalhälsan negativt samt resulterar i att man upplever sig inte kunna befinna sig i nuet med omsorgstagaren, vilket även leder till samvetsstress, visar undersökningar.

Inte sällan är det svårt för vårdpersonal att slappna av i det egna hemmet på fritiden, vilket ger en känsla av otillräcklighet och är en av förklaringarna till återkommande sjukskrivningar. I de allra flesta kommuner återfinns de högsta sjukfrånvarosiffrorna hos just vård- och omsorgspersonal.

För att vända utvecklingen och leverera väl fungerande vård- och omsorg krävs personalresurser och fungerande processer. För det krävs vederhäftiga beslutsunderlag till politiker och andra som bestämmer om budgeten. Med bristfällig dokumentation är det svårt att tillhandahålla rättvisande rapporter över faktiska insatser.
Personal vittnar om behovet av mobila lösningar för påminnelser och att en mer omfattande internkommunikation skulle lösa många av de utmaningar som finns.
En annan faktor är det ökande antalet omsorgstagare som inte kan svenska, vilket ökar kraven på enkla och tydliga system.

Kärnan i kommunikationsverktyget är pekskärmar som installeras i omsorgstagarnas rum. Till det kommer expeditionsterminal, NCS -server, informationsterminaler samt mobila enheter i form av smarta telefoner. Systemets funktioner är moduluppbyggt för att kunna passa in i olika typer av vård- och omsorgsverksamheter.

Rumsapparaterna är utrustade med både tvåvägs-talfunktion och är förberedda för kameraövervakning. Systemet är utvecklat för att kunna samverka med andra system inom sjuk- och äldreomsorg.

All personal har en personlig inloggningskod, alternativt RFID-kort, som styr vilken information och vilka funktioner de har åtkomst till. Även språkval kan styras. Inloggningen närvaromarkerar personalen, antingen som respons på ett larm eller för att dokumentera arbete som utförs i omsorgstagarens rum.

Flera kan vara inloggade på samma rum samtidigt, vilket ger en tydligare bild av verksamhetens arbete samt grund för utvärdering och resursplanering.

För att underlätta och effektivisera dokumentationen innehåller systemet färdiga formuleringar utöver möjligheten att kunna skriva fritt. Användare behöver ingen tidigare IT-vana. Personalen kan dokumentera genom att endast klicka på pekskärmens ikoner. Verksamheterna bestämmer själva vilka funktioner, mätvärden eller övrigt som de vill att rumsapparaterna ska innehålla.

All medicinering signeras på rumsapparaten, där även andra typer av insatser som kräver signering, kan både dokumenteras och signeras.
I de mobila enheterna får personalen påminnelser om planerad vård och aktiviteter. I samma enheter kan de också ta emot larm, se larmköer, se var kollegor finns inloggade samt överblicka dagens planerade arbete.

Den mobila lösningen tillåter även internkommunikation mellan de mobila telefonerna samt samtal till rumsapparaterna.

Erfarenheter från äldreboenden visar att, tack vare detta system kan vårdpersonal kraftigt minska den tid som krävs för bland annat dokumentation, samtidigt som sjukfrånvaron bland personalen minskar.

Processen, organisationen och politiken

Den första installationen skedde i 2011 Slovenien där Eurotronik, som utvecklat systemet är baserat. Det har därefter installerats på cirka 100 omsorgsboenden och i vissa fall även i sjukhus. Verktygets namn är NurseCare. Nurse står här för ”att ta hand om” snarare än sköterska.
Det har ca 6000 användare i Slovenien, Tyskland, Polen, Kroatien, Makedonien och Nya Zeeland. Installation pågår i Sverige.

Majoriteten av de verksamheter som köpt lösningen har på eget initiativ beslutat om att beställa och genomföra installationerna, snarare än genom centrala beslut.
När personalen börjar använda systemet brukar det vanligtvis inkomma feedback, frågor och önskemål om installation av fler funktioner. Det här sker vanligtvis under den första månaden, då själva vårddokumentationen brukar vara det första som personalen arbetar med.

I flera fall har man installerat systemet på en avdelning för att kunna utvärdera nyttan av införandet, innan det installeras på andra avdelningar.

Nyttor för omsorgstagare:

· Eftersom personalen får påminnelser om planerad vård får omsorgstagaren sin vård i rätt tid, vilket ger en trygghetskänsla för både omsorgstagaren och anhöriga.

· Genom att all dokumentation sker direkt i omsorgstagarens rum, i realtid, blir det enklare för omsorgstagaren och anhöriga att ta del av viktig information, samtidigt som det ger en bekräftelse på att genomförandeplanen följs. Anhöriga kan genom en personlig inloggningskod via rumsapparaten ta del av utvalda delar av omsorgstagarens historik, under förutsättning att denne medger att information får lämnas ut. Om omsorgstagaren skulle behöva oplanerad eller akut behandling kan personalen skicka ett meddelande direkt till anhöriga via en inlagd adressbok.

· Mindre stressad personal kan ge omsorgstagaren högre livskvalité genom ökat fokus vid deras möten.

Nyttor för personalen och verksamheten

·   Bättre användande av tiden: Ökad överblick leder till minskad negativ stress och frustration. Det ger även mer tid till att planera själv och inom arbetslaget.

·  Minskad oro och skadlig stress: Personalen får påminnelser direkt i mobilen och behöver inte oroa sig över att missa exempelvis medicineringar eller avvikelser.

· Eftersom all dokumentation och signering sker direkt på rumsapparaten i omsorgstagarens rum, behöver personalen inte uppsöka personalexpeditionen för att utföra administrativt arbete såsom att överföra handskrivna noteringar till fasta datorer.

· De mobila enheterna underlättar internkommunikation mellan personalen samt personal och omsorgstagaren, som vid behov kan kommunicera via rumsapparaten.

·  Att direkt i den mobila enheten kunna se i vilka rum kollegor finns inloggade, aktiva larm samt möjlighet att se om och i så fall vem som hanterar larmen, ger en ökad överblick.

·  Enhetschefer får tillgång till tillförlitliga verksamhetsrapporter utifrån valfria parametrar och kan mer ingående planera arbetet. Med tydliga, mätbara resultat gällande vårdkvalitén, blir det enklare att återrapportera till uppdragsgivaren och tillsätta personalresurser där det behövs

·  Verksamhetsledningar får en tydlig bild av tillgänglig kapacitet- och resursanvändning, vad som är uträttat, vilka boende som behöver mest vård, när på dygnet flest larm inkommer, vad som behöver göras eller förändras, vem som har utfört vad och när det utfördes.

·  Verksamheterna blir bättre organiserade när arbetet fungerar optimalt, d v s när det är överblickbart och kan utvärderas, vilket ger mer tid för kvalitativ utveckling av verksamheten.

· Rumsapparaten innehåller en funktion där personal kan felanmäla saker som kan behöva lagas eller bytas i lägenheten. Meddelandet skickas direkt, via e-post eller sms, till fastighetsansvarig. Även städpersonal kan få meddelande om ytterligare städning krävs.

Nyttor för samhället

·  All dokumentation sker elektroniskt och innebär mindre pappersförbrukning, vilket är positivt för miljön.

·  Bättre vård och omsorg till samma investering.

·  Mindre sjukskrivningar och därmed bättre ekonomi.

·  Ger ett bättre underlag för utvärdering av arbetsmetoder och kvalitetsuppföljning.

Eftersom systemet är framtidssäkert, kan det uppgraderas efter gällande regelverk.
Systemet är integrerbart med befintlig infrastruktur, vilket har en positiv påverkan på miljön.