Planering och rapportering via mobilen minskar stressen i hemtjänsten

Med en åldrande befolkning och stora krav på kostnadskontroll behövs tekniska hjälpmedel för att kunna effektivisera administrationen kring kommuners vård och omsorg. I Göteborgs stad används sedan många år gemensamt verksamhetssystem för exempelvis planering och dokumentation inom hemtjänsten. Tidigare har personalen dock bara kunnat komma åt systemet via datorer på kontor och i grupplokaler för de olika hemtjänstlagen.

Undersköterskorna som tillbringar större delen av sin tid ute på fältet, hemma hos omsorgstagarna, var hänvisade till anteckningsblock och tvingades ha alla uppgifter i huvudet om nästa person som skulle besökas. Det var tidskrävande och stressigt att hålla koll på alla arbetsuppgifter.

Någonting måste göras ansåg dåvarande områdeschefen Monica Aasland vid hemtjänsten på Norra Hisingen i Göteborg. Hon efterlyste en snabb teknisk lösning för att få all information kring omsorgstagaren smidigt tillgänglig för personalen, och samtidigt säkerställa att de äldre får den hjälp de behöver.

Nu har Göteborgs stad tillsammans med IT-leverantören CGI utvecklat en mobilapp som är kopplad till deras verksamhetssystem för vård och omsorg, Treserva. Med appen får undersköterskorna smidig tillgång till information om omsorgstagarna: vad som ska göras och vilka uppgifter som har utförts tidigare. Det går också att göra snabba daganteckningar om vad som hänt hemma hos de äldre.

– Vi satte upp ett pilotprojekt och lät 30 undersköterskor få en arbetsmobil så att de kunde använda appen i sitt dagliga jobb. Och de ställde snabbt om till ett mer processtyrt arbetssätt, säger Monica Aasland.

Istället för pappersutskrifter, block och penna har personalen med sig en smartphone till jobbet. Efter säker inloggning i två steg inleder de sin dag med att titta på sitt schema och läsa på om omsorgstagaren i verksamhetssystemet. Vid hembesöket utför de sina uppgifter enligt gällande genomförandeplan, och skriver ner eventuella avvikelser genom att göra en anteckning i mobilappen.

– Uppgifterna sparas inte i telefonen, utan går direkt in i det centrala verksamhetssystemet. Det gör att vi hela tiden har en uppdaterad nulägesbild av omsorgstagaren, och informationen blir genast tillgänglig för alla berörda kollegor, säger Monica Aasland.

Daganteckningarna kan handla om allt från plötsliga insjuknanden till ändrade vardagsrutiner, som att omsorgstagaren vill duscha på eftermiddagen istället för på morgonen. Tidigare gjordes den här typen av noteringar på papper för att sedan läggas in i datasystemet först när hemtjänstpersonalen hade tid att komma tillbaka till grupplokalen vid arbetsdagens slut, eller möjligen på lunchen.

Pilotprojektet genomfördes tillsammans med systemleverantören och innebar i detta skede inga extra kostnader för hemtjänstenheten. Man använde lånade smartphones för att testa en ny app i det befintliga verksamhetssystemet.

Vid ett breddinförande ser Monica Aasland stora möjligheter till besparingar till följd av den effektivisering det nya arbetssättet innebär:

– Inom hemtjänsten kostar varje minut pengar att driva. Med mobilappen kopplad till verksamhetsstödet kan tidigare dokumentationstid omvandlas till värdefull omsorgstid, samtidigt som stressen minskar, vilket i sin tur leder till färre sjukskrivningar och därmed minskade kostnader.

Initiativet till projektet kom från verksamheten och har tagits emot väl från politiskt håll. Innan projektet drog igång oroade sig dock en del för säkerheten och integritetsfrågorna kring den nya tekniken. Systemleverantören svarar för att uppkoppling och applikationer lever upp till de höga krav som gäller inom vård och omsorg.

– Informationen i appen är krypterad två gånger, och det är minimal information som sparas i telefonen. Skulle telefonen hamna i fel händer kan vi radera informationen direkt, säger Joakim Regnstrand, konsultchef inom verksamhetssystem för vård och omsorg på CGI.

Under fjärde kvartalet 2013 genomfördes omfattande tidsmätningar för att klarlägga hur mantimmarna inom hemtjänsten fördelas mellan tid i brukarnas bostad och annan tid för exempelvis samtal med anhöriga, dokumentation, transporter och liknande. Analysen av tidmätningen gav svar på hur ledningen kan prioritera utvecklingen av verksamheten. Medan tidigare förändringar främst varit riktade mot strukturella svagheter, som bristande planering och kontroll, togs nu nästa steg genom att genomföra ett test i full skala av mobilt stöd för utförarna inom hemtjänsten. Efter utbildning av personal driftsattes den nya mobilappen i februari 2014. Utvärdering och djupintervjuer med omsorgstagare och personal gjordes från maj 2014.

Pilotprojektet avslutades i början av 2015. Sedan dess har Göteborgs stad arbetat med att skapa förutsättningar för ett breddinförande av den nya tekniken.

– När man går från pilotprojekt till bredare spridning, med flera tusen användare av appen, gäller det att först bygga upp en fungerande infrastruktur med system för bland annat MDM (Mobile Device Management) och serviceavtal för personalens mobiltelefoner, säger Joakim Regnstrand.

Planen är att starta ett breddinförande inom Göteborgs hemtjänst under 2016, och då kan ännu fler appar ingå i lösningen. Förutom den pilottestade utförardokumentationen har CGI även tagit fram mobilt stöd för signeringslistor, vårdplan och meddelanden med sekretesskydd via verksamhetssystemet.